Просмотров: 91391

Как самостоятельно заверять документы

Закрыть ... [X]

ОФОРМЛЕНИЕ И ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа. Оформлять копию следует на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личной подписи лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). В связи с этим копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «отметка о заверении копии», который располагается ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты.

Пример

Верно

Начальник отдела кадров Подпись А.Н.Евсеенко

15.05.2008


Слово «копия» («копия верна») в заверительной отметке не указывается, так как само слово «Верно» несет смысловую нагрузку, характеризующую копийность документа.

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, при формировании личных дел работников (копии диплома, свидетельства об образовании, трудовой книжки и др.).

Один из наиболее распространенных видов копий - это копии, которые автоматически получают при печатании документа с помощью принтера или на пишущей машинке (второй, третий и т.д. экземпляры). Они называются умноженными экземплярами. Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости - утверждения и проставления печати) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала - копиями.

Вместе с тем развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия», в связи с чем оформление разных видов копий имеет свои особенности.

Прежде всего копии можно разделить на выписки и отпуски.

Выписка - это копия части документа, например: выписка из приказа, выписка из протокола. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела работников.

Примеры оформления выписок из приказа и протокола приведены в приложениях 1 и 2 к данному материалу.

Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, указание на вид копии (слово «выписка») включается в название вида документа.

Пример

«ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст приказа состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов в выписке соответствует нумерации пунктов подлинника. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью.

Заверяется выписка по правилам, установленным для заверения обычных копий.

Отпуск - это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации-автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

В заверительной отметке, проставляемой на отпусках исходящих документов, дату заверения, должность и расшифровку подписи работника, заверившего копию, допускается не указывать.

Пример

Верно

Подпись Н.С.Дятлова


Новая техника размножения документов привела к появлению копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним.

Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). К ним относятся документы, получаемые с использованием ксерокса и факса.

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, как правило, не нуждаются в дополнительном удостоверении. Вместе с тем в некоторых случаях факсимильные копии требуют специального заверения, включая приложение печати (например, представляемые в регистрирующие органы копии уставов, в ряде случаев копии личных документов - свидетельства о рождении, диплома и т.п.).

Оттиск печати на отметке о заверении копии проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ (1-2 буквы).

Пример

Верно

Начальник отдела кадров М.П. Подпись А.Н.Евсеенко

15.04.2008


Кроме того, согласно Положению о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденному постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172, при тиражировании для рассылки средствами оперативной полиграфии документов, изготовленных на гербовом бланке, каждая копия должна заверяться печатью.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или остающиеся в организации и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью без оформления отметки о заверении копии. Наряду с печатью организации в этом случае для заверения копий может использоваться печать, на которой воспроизводится название делопроизводственной службы («Общий отдел», «Канцелярия» и др.) или надпись: «Для документов». Эта печать проставляется на копии документа на месте, отведенном для личной подписи, отметка о заверении копии при этом не оформляется.

Пример

Директор предприятия М.П. В.Н.Хомуцкий

С развитием техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов. Так, при телеграфной, телефонной связи создается два документа - предъявленный для передачи по телеграфу или телефону и полученный посредством этих средств связи. По своим характеристикам эти документы не одно и то же. Передаваемая телеграмма имеет личную подпись, заверяется печатью, т.е. ее можно охарактеризовать как подлинник, а получаемую адресатом - как умноженный экземпляр.

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

Нотариальные копии - соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом нотариусом.

Официально заверенные копии - соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии - удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в т.ч. заверенные частными лицами.

Незаверенные копии - не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

Таким образом, в зависимости от предъявляемых требований копия приобретает юридическую силу при соответствующем заверении (в одном случае для придания юридической силы копии достаточно официального заверения, в другом - нотариального и т.д.).

Особый вид копий дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, так как это повторение документа, т.е. он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).

Кроме рассмотренных выше видов копий существуют также дипломатические копии и архивные копии.

Название первого из указанных видов копий происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).

Архивная копия - это документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

Принятие Закона РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» утвердило появление нового вида копий - копии электронного документа (ЭД).

Копии ЭД создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (формой внешнего представления ЭД является его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком). Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать соответствующее указание на то, что они являются копиями соответствующего ЭД.

Удостоверение формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе может осуществляться:

- нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

- индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.

15.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Приложение 1


Пример оформления выписки из приказа о создании экспертной комиссии

Эмблема
Общество с ограниченной
ответственностью
«КОНТИК»
(ООО «Контик»)
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
06.02.2008 № 7
г.Минск
О создании экспертной комиссии
и проведении экспертизы ценности
документов

В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ООО «Контик»,
ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Заведующему архивом Д.Н.Музыкиной разработать и представить на утверждение директору положение об экспертной комиссии.

Срок исполнения - 20.02.2008.


Директор ООО
Верно
Секретарь Подпись А.П.Кохан
07.02.2008
Ф.М.Шунейко

Приложение 2


Пример оформления выписки из протокола

Государственный герб
Республики Беларусь Дэпартамент па архiвах i справаводству
Мiнiстэрства юстыцыi
Рэспублiкi Беларусь
Установа «Беларускi
навукова-даследчы iнстытут
дакументазнаўства i архiўнай
справы»
(БелНДIДАС)
ВЫПIСКА З ПРАТАКОЛУ
03.09.2008 № 7
г.Минск Департамент по архивам и делопроизводству
Министерства юстиции Республики Беларусь
Учреждение «Белорусский
самостоятельно научно-исследовательский институт
документоведения и архивного
дела»
(БелНИИДАД)
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
г.Минск


Заседания ученого
совета

Председатель - С.Н.Литовченко
Секретарь - В.С.Мацкевич
Присутствовали - 22 человека (список прилагается)
Повестка дня:

2. О соответствии автоматизированной системы контроля за состоянием делопроизводства и учета документов в ведомственных архивах рабочей документации и техническому заданию.

Сообщение главного научного сотрудника отдела информационных технологий С.М.Лившица.

2. СЛУШАЛИ:

Лившица С.М. - Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:

Литовченко С.Н. - Предложенный проект имеет важное значение для архивной отрасли и Республики Беларусь в целом. Реализация проекта позволит вывести на качественно новый уровень учет документов Национального архивного фонда и получить значительную экономию временных и материальных ресурсов при выполнении соответствующих видов работ.
РЕШИЛИ:

2.1. Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию.

2.2. Рекомендовать «АСУ - Учет документов» для сдачи в промышленную эксплуатацию и использования в государственных архивах Республики Беларусь.


Председатель
Секретарь
Верно
Секретарь Подпись Г.И.Швец
22.03.2008
С.Н.Литовченко
В.С.Мацкевич

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие


Источник: http://www.busel.org/texts/cat5kj/id5xwfyei.htm


Поделись с друзьями



Рекомендуем посмотреть ещё:



Как заверить копию документа самостоятельно Как сделать движущегося робота

Как самостоятельно заверять документы Как самостоятельно заверять документы Как самостоятельно заверять документы Как самостоятельно заверять документы Как самостоятельно заверять документы Как самостоятельно заверять документы Как самостоятельно заверять документы Как самостоятельно заверять документы

ШОКИРУЮЩИЕ НОВОСТИ